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PROROGATI I TERMINI DI ADEGUAMENTO AI TITOLARI CHE SI AVVALGONO DI AGENTI PER ATTIVITA’ PROMOZIONALE...

articolo del 10/10/2011
Il 15 giugno 2011 l’Autorità Garante ha emesso un provvedimento a carattere generale, dove riconduceva la titolarità del trattamento dei dati in capo alla società che affidava a terzi (call center etc.) la gestione dei dati personali dei propri clienti o potenziali clienti. Il provvedimento seguiva l’emanazione del” Regolamento recante istituzione e gestione del registro pubblico degli abbonati che si oppongono all’utilizzo del proprio numero telefonico per vendite o promozioni commerciali”e chiarisce in via definitiva la responsabilità per eventuali illeciti nel trattamento dei tali dati. L’istruttoria preliminare del Garante ha evidenziato come alcune società che producono beni o servizi, in particolare società telefoniche e bancarie, affidino a terzi l’attività di promozione e commercializzazione di detti beni e servizi. Normalmente tale attività è affidata con un contratto di agenzia, e ai soggetti terzi (outsorcer) sono conferiti mandati che in alcuni casi prevedono la rappresentanza. Le caratteristiche del rapporto che s’istaura con l’agenzia incaricata evidenziano che la titolarità del trattamento resta alla società che commissiona il servizio, mentre la società appaltatrice riveste la qualifica di responsabile di specifici trattamenti, ai sensi dell’art. 29 del d.lgs. 196/2003. Questo, in quanto, come rilevato dal Garante, i contatti con il pubblico sono effettuati in nome e per conto e nell’interesse della società; agli agenti sono fornite dettagliate istruzioni sui mezzi da impiegare e sui compiti assegnati. La società committente, assumendo le decisioni concernenti, le finalità e modalità del trattamento, impartendo istruzioni e direttive vincolanti nei confronti delle agenzie incaricate, svolgendo funzioni di controllo rispetto all’operato di quest’ultime, caratterizza il suo ruolo come titolare del trattamento. L’Autorità Garante aveva fissato il termine per la designazione quali responsabili del trattamento da parte delle società che affidano a terzi le proprie attività promozionali, entro 60 giorni dalla pubblicazione del provvedimento del 15 giugno. Con il provvedimento del 7 settembre, tali termini sono prorogati al 30 novembre 2011. Le figure soggettive del titolare e del responsabile del trattamento di dati personali sono individuate e disciplinate dal Codice in materia di protezione dei dati personali, agli artt. 4 co.1 lett.f) e g), 28 e 29. In particolare, il titolare del trattamento è quel soggetto (persona fisica, persona giuridica, pubblica amministrazione, o altro ente, associazione o organismo) che è dotato di poteri di decisione e direzione in ordine al trattamento dei dati, ed al quale la legge attribuisce direttamente le varie responsabilità per il caso di violazione delle norme sulla privacy. La titolarità del trattamento non è disponibile, cioè non si può nominare un soggetto “titolare”; la titolarità è piuttosto uno “stato di fatto”. Il titolare, ovviamente, impiega i propri collaboratori, interni ed esterni, per eseguire le varie operazioni di trattamento dei dati inerenti alla propria attività. Potrà pertanto nominare uno o più responsabili e/o incaricati. Ai sensi dell’art. 4 co. 1 lett.g) del Codice, il responsabile del trattamento è il soggetto preposto dal titolare al trattamento dei dati personali. Si tratta di una figura che si caratterizza per il carattere facoltativo. Se designato, il soggetto deve essere individuato tra coloro che, per esperienza, capacità ed affidabilità, forniscano idonea garanzia circa il rispetto delle disposizioni vigenti in materia dei dati personali, ivi compreso il profilo della sicurezza. L'atto di designazione dovrà essere redatto per iscritto e contenere le istruzioni del Titolare in merito al trattamento dei dati. La dottrina è abbastanza concorde nel ritenere che tale soggetto, nel caso di mancato rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare, assuma i rischi connessi alla gestione dei dati personali e, conseguentemente, la responsabilità per trattamento illecito. La figura del responsabile deve essere indicata anche nella informativa da rendere agli interessati ai sensi dell'art. 13 del Codice. In tema di affidamento di funzioni aziendali all’esterno mediante la conclusione di appositi contratti di agenzia, mandato o appalto di servizi, (come nel caso in oggetto di esternalizzazione dell’attività promozionale e di marketing) l’orientamento del Garante mette in evidenza come sia innanzitutto essenziale verificare quale rapporto intercorre tra l’azienda e l’outsourcer per quanto attiene al trattamento dei dati. Qualora l’outsourcer svolga unicamente il ruolo di collaboratore esterno di un trattamento di dati le cui scelte di fondo sulle finalità e modalità di utilizzazione dei dati competono esclusivamente all’azienda, senza alcun margine di autonomia in ordine alle concrete modalità di svolgimento del servizio, in tal caso l’azienda che ha commissionato il servizio è l’unico “titolare” del trattamento, mentre l’outsourcing dovrà essere designato come “responsabile”; esso potrà così accedere ai dati in funzione dell’incarico affidatogli e nei limiti e per le finalità analiticamente individuate dall’azienda. La responsabilità di eventuali violazioni della normativa privacy rimane in capo all’azienda titolare del trattamento, la quale ha peraltro il potere-dovere di esercitare la propria vigilanza sull’operato del responsabile nominato. Al contrario, se il soggetto esterno ha il potere di individuare in proprio le finalità e le modalità del trattamento, in condizioni di autonomia rispetto all’azienda, allora potrà essere qualificato come autonomo “titolare” del trattamento stesso, con responsabilità distinte rispetto all’azienda che gli ha affidato il servizio. In tal caso, peraltro, la comunicazione di dati personali effettuata dall’azienda al soggetto esterno realizza la fattispecie della “comunicazione di dati a terzi” con tutte le conseguenze in ordine alla necessità dell’acquisizione del preventivo consenso informato dai singoli interessati (artt. 13 e 23 Codice ...

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